PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

A. Pegertian Bahan Pustaka

Pada dasarnya perpustakan perguruan tinggi merupakan suatu unit. pelaksanaan teknis yang merupakan bagian integral pada suatu perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi sangat diperlukan untuk pendidikan, penelitian/riset, dan pengabdian masyarakat yang termuat dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna sesuai dengan perkembangan zaman. Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan baik itu koleksi seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan koleksi non cetak seperti kaset, audio visual, mikrofilm, mikrofis, piringan hitam, video kaset, CD-ROM dan lain-lain.

Menurut Sutarno (2006: 174) “Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi”.

Beberapa pengertian pengadaan yang dikemukakan oleh para ahli antara lain:

1.    Menurut pendapat Sumantri, (2002: 29) Pengadaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, hendaknya koleksi harus relevan dengan minat dan kebutuhan peminjam serta lengkap dan aktual.

2.    Menurut Darmono, (2001: 57) Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkain dari kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka.

3.    Menurut Sulistyo-Basuki (2001:27) pengadan bahan pustaka merupakan konsep yang mengacu kepada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk menggembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokemun yang diperukan untuk memenuhi kebutuhan informasi   serta mencapai sasaran  unit informasi.

Dari uraian beberapa penggertian pengadaan bahan pustaka yang dikemukan oleh para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah  rangkaian kegiatan untuk menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan pustaka  sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati oleh penggujungnya. (Lasa Hs. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Book Publisher)

Pengadaan bahan pustaka adalah upaya meningkatkan kualitas dan kuantitas bahan pustaka. Upaya peningkatan kualitas bahan pustaka dilakukan dengan mengadakan bahan pustaka yang belum dimiliki atau yang terbaru sesuai dengan perkembangan ilmu, pengetahuan, dan teknologi, Sebaliknya peningkatan kuantitas bahan pustaka adalah upaya peningkatan jumlah bahan pustaka agar kebutuhan warga sekolah dapat dipenuhi.

Adapun beberapa metode dalam pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :

1)     Pembelian, untuk meringankan biaya pembelian, kita bisa melakukan pembelian di bursa buku-buku bekas atau menelusuri pameran-pameran buku karena pameran buku biasanya memberikan diskon besar-besaran, kesempatan seperti ini harus dimanfaatkan sebaik-baiknya bagi pengelola perpustakaan.

2)    Tukar-menukar, kita bisa melakukan kerja sama dengan perpustakaan yang lain dengan        tukar-menukar koleksi dengan cara peminjaman jangka panjang. Sehingga  pemustaka bisa memanfaatkan koleksi dari perpustakaan yang lain.

3)     Hadiah, untuk mendapatkan buku secara cuma-cuma/ hadiah, maka perpustakaan dan        pustakawan harus pro aktif bekerja sama dalam mencari unit kerja atau instansi atau LSM mana yang dapat menghadiahkan buku-bukunya bagi keperluan perpustakaan. Pendekatan ini sangat diperlukan, karena dengan adanya permohonan yang resmi dari pejabat perpustakaan akan memudahkan proses pustakawan dalam memperoleh buku-buku yang di perlukan perpustakaan secara cuma-cuma.

4)    Sumbangan, perpustakaan dan pustakawan harus pro aktif mencari perpustakaan yang akan        mengadakan penyiangan koleksi, sehingga bisa membuat permohonan buku-buku hasil penyiangan tersebut bisa disumbangkan dan dimanfaatkan oleh perpustakaan kita.

5)    Kerjasama, kita bisa mendapatkan bahan pustaka dengan melakukan kerjasama, misalnya dengan penerbit dan penulis dengan  mendapatkan harga buku-buku yang serendah-rendahnya dengan kualitas yang sama dengan buku yang bagus dan mahal.

6)      Terbitan Sendiri, metode pengadaan koleksi yang terakhir adalah dengan memproduksi sendiri koleksi perpustakaan. Contoh kongkrit dari metode pengadaan ini antara lain adalah kliping atau karya tulis yang dihasilkan oleh pustakawan, siswa dan guru yang kemudian dihimpun menjadi koleksi perpustakaan. (Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Grasindo)

B.    Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuain diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran, yang tersedia. Dengan adanya pengadaan bahan pustaka maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai.

Perpustakaan Nasional RI (2002: 6) menyatakan bahwa program pengembangan koleksi bertujuan:

1.    Menetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka.

2.    Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan.

3.    Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang dikembangkan. Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang dikembangkan.

4.    Mengadakan kerjasama antara perpustakaan pada pengadaan bahan pustaka dan pelayanan setiap     unit perpustakaan

5.    Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan.

C.  Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka

Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.

Bagian pengadaan bahan pustaka juga sangat memerlukan pembinaan bahan pustaka atau koleksi. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Untuk itu, perlu di dasari oleh petugas, anggota staff, dan pengguna bahwa secara umum menjaga koleksi perpustkaan menjadi tanggung jawab bersama.

Kebijakan pengadaan bahan pustaka berfungsi sebagai:

1)     Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah.

2)    Sarana komunikasi untuk memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangaan selanjutnya.

3)      Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana. (http://massofa.wordpress.com/2008/01/20/pengadaan-bahan-pustaka-bag-1/)

Sedangkan menurut Darmono (2001: 55) kebijakan pengadaan koleksi Berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, dan perencanaan sebab kebijakan tersebut:

1)     Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan.

2)    Memberi deskripsi yang sistis tentang strategi pengolahan dan pengembangan koleksi yang diterapkan di perpustakaan.

3)     Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi dan seleksi terjamin, koleksi yang responsive dan seimbang terbentuk dan dana dimanfaatkan dengan sebijaksana mungkin.

4)    Menjadi standar tolok ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi tercapai.

5)    Berfungsi sebagai sumber informasi dan paduan bagi staf yang baru mulai berpartisipasi dalam pengembangan koleksi.

6)    Memperlancar koordinasi antar anggota staf pengadaan koleksi. Memperlancar kerjasama antar perpustakaan dalam pengembangan koleksi.

7)    Membantu menjaga kontinuitas, khususnya apabila koleksi besar, serta menjadi kerangka kerja yang memperlancar transisi dari pustakawan lama ke penggantinya.

8)    Membantu pustakawan menghadapi pengadaan berkenaan dengan bahan yang telah diseleksi atau ditolak.

9)    Mengurangi pengaruh kolektor tertentu dan selera pribadi.

10) Membantu mempertanggung jawabkan alokasi anggaran.

11)  Menjadi sarana komunikasi, baik dengan masyarakat yang dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengadaan dan pengembangan koleksi.