Tahapan Dalam Perencanan

A. Tahap Perencanaan

          Langkah awal dalam proses perencanaan perpustakaan adalah menetapkan visi, misi, tujuan, perumusan keadaan sekarang, identifikasi kemudahan dan hambatan, dan pengembangan perencanaan ( handoko: 1993: 79-80 ).

1.    Penetapan Visi, Misi dan Tujuan

          Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan berfungsi memperjelas arah perkembangan perpustakaan dan motivasi seluruh komponen yang mengambil tindakan kearah yang benar. Dengan visi yang jelas akan membantu koordinasi atas kegiatan orang-orang yang terkait denga suatu perpustakaan. Visi sebenarnnya merupakan penetapan tujuan jangka panjang dalam suatu organisasi/lembaga yang bersifat abstrak, mudah dipahami, memiliki keunggulan dari yang lain, terbyangkan dan disusun oleh pimpinan bersama anggota lembaga. Adapun misi adalah merupakan penjabarab dari visi dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat diukur, dilihat dirasakan mampu dibuktikan karena bersifat kasat mata. Sedangkan tujuan adalah sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan dalam jangka pendek dan hasilnya bisa dirasakan. Tujuan yang akan dicapai perpustakaan haruslah jelas.( Drs. AW. Widjaya , Perencanaan Sebagai Fungsi Manajemen. Jakarta: PT. Bina Aksara, 1987.)

2.    Perumusan Keadaan Sekarang

           Keadaan perpustakaan sekarang perlu dipahami, baik kekurangan maupun kelebihannya. Hal itu penting untuk menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Pada tahap ini diperlukan informasi dan data statistik yang akurat yang diperoleh dengan komunikasi yang baik di perpustakaan itu.

3.     Identifikasi Kemudahan dan Hambatan

           Perlu dipahami juga kekuatan apa saja yang dimiliki perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan. Kekuatan adalah segala elemen yang dapat menjadi pendorong untuk memajukan suatu perpustakaan. Adapun sesuatu yang dapat dijadikan kekuatan antara lain berupa modal, koleksi, sumber daya manusia, partisipasi, anggota dll.

 Kekurangan yang dapat menjadi hambatan pengembangan perpustakaanpun perlu diketahui dan diatasi. Elemen yang dianggap sebagai kekurangan itu antara lain minimnya dana, ruangan yang sempit, minat baca rendah, atasan yang kurang memperhatikan, koleksi sedikit, dll.

4.    Pengembangan Perencanaan

           Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan pengembangan prosdur, alat, dana, maupun  tenaga karena berbagai faktor.  Oleh karena itu kemungkinan-kemungkinan ini perlu diidentifikasi sbaik-baiknya agar dalam pengembangan perencanaan tidak terjadi pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya penyelewengan atas perencanaan semula.

          Agar dalam pengembangan perpustakaan dapat dicapai tujuan yang baik, perencanaan perlu mempertimbangkan sumber daya manusia, bahan informasi, dana, gedung/ruangan, sistem, dan peralatan dengan tetap memperhatikan manajeman dan keahlian.

a.    Sumber Daya Manusia

·         jenis kegiatan

·         pengadaan tenaga kerja

·         pendidikan dan pelatihan

·         evaluasi jabatan

·         penilaian prestasi kerja

·         promosi pegawai

·         organisasi

·         konsultasi

·         kualitas tenaga kerja

Tinggi rendahnya sumber daya manusia perpustakaan dapat meninggkatkan dan menurunkan citra perpustakaan di mata masyarakat, oleh karena itu dalam rencana penyediaan sumber daya manusia pengolah perpustakaan perlu memperhatikan kualitas dan kuantitasnya. (S. P. Siagian, opcit. 132)

Ø  Spesifikasi

          Untuk memenuhi kebutuhan tenaga, kiranya perlu dipikirkan keberadaan ahli khusus sesuai dengan bidang layanan perpustakaan itu.

Ø  Pemanfaatan Teknologi Informasi

          Pengunaan teknologi informasi di perpustakaan mempengaruhi kebutuhan tenaga, pekerjaan yang tadinnya dikerjakan secara manual yang memerlukan banyak tenaga, menjadi lebih mudah dan cepat selain itu juga diperkirakan lebih efisien baik waktu maupun tenaga.

Ø  Dana

          Merupakan salah satu hal pendukung yang sangan dibutuhkan dalam suatu perpustakaan, sebab dana bukan hanya untuk pengadaan terhadap koleksi perpustakaan saj , tapi dana juga diperuntunkan untuk mengaji para kariawan,dll.

Ø  Tingkat pendidikan pemakai

Dalam perencanaan rekrutmen sumber daya manusia perpustakaan perlu dipertimbangkan tingkat pendidikan pemakai perpustakaan. Semakin tinggi tingkat pendidikan pemakai maka diperlukan sumber daya manusia yang memiliki latar pendidikan yang memeadai.

Ø  Penempatan

           Penempatan para pegawai baru harus benar-benar disesuaikan dengan jenjang pendidikan yang disandangnya, keahliannya, dan kemampuan pegawainya, sebab penempatan tenaga yang salah dapat mengakibatkan manajemen kurang efektif dan kurang efisien. Agar dapat menyesuaikan diri dengan linkungan mereka, perlu diperkenalkan dengan pegawai-pegawai lama, para pejabat, fasilitas lembaga, dan sarana prasarana lembaga.

Ø  Pendidikan, pelatihan dan pengembangan

           Pendidikan dan kepelatihan sebenarnya tidaklah sama meski banyak kesamaannya, keduannya memang merupakan kegiatan yang ditunjukan untuk meningkatkan dan mengembangkan sumber daya manusia agar mereka memiliki kecerdasan, pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan kemampuan yang lebih tinggi, pendidikan lebih menekankan pada penguasaan teori, sedangkan pelatihan cendrung penguasaan hal-hal yang bersifar praktis/terapan. Pengembangan adalah pembinaan baik dari segi jiwa, kemampuan, keahlian masyarakat.

Ø  Penentuan kebutuhan

          Perlu diperkirakan secara cermat apakah perlu adannya pengembangan sumber daya amanusia, baik melalui pendidikan formal maupun non-formal disuatu perpustakaan. Hal ini bertujuan agar tidak terjadinnya pemborosan.

          Menerut Pramono Atmadi menjelaskan apabila dikaitkan dengan tingkatan manajemen, maka perencanaan mempunyai tingkatan-tingkatan.

1.    Perencanaan dan pengambilan keputusan.

Suatu keputusan, biasanya diambil karena adanya berbagai konflik dari berbagai pilihan. Keputusan tidak hanya diambil dari suatu kegiatan sebagai kebulatan tetapi keputusan dapat diambil dari langkah atau proses dalam perencanaan itu.

2.    Perencanaan dan perkiraan masa depan.

Perencanaan memang berkaitan dengan perkiraan masa depan perkiraan masa depan adalah perkiraan berbagai kondisi masa depan. Perenaan selalu melihat dan mencakup masa depan.bila dihubungkan dengan perencanaan maka perkiraan masa depan cenderung untuk memperkirakan kegiatan apa yang dilakukan oleh pihak-pihak lain. Kondisi hari depan yang bagaimana yang akan terjadi dan kemudian menyusun arah pengembangan yang didasarkan pada perkiraan tadi.

3.    Bila dihubungan dengan perencanaan, memperkirakan kemungkinan hasil rencananya atau apa kondisi yang inggin dicapai dan apakah rencananya dapat mempengaruhi kondisi masa depan, sehingga rencana tujuan tercapai.

4.    Perencanaan dan tujuan berkaitan sangat erat.

Bila suatu rencana dikemukakan dan ditekankan sebagai hasil dan suatu harapan, maka rencana itu disebut tujuan.

          Standar mempunyai hubungan erat baik dengan rencana manapun dengan tujuan. Standar adalah tolak ukur (kriteria) yang digunakan untuk menentukan apakah rencana tadi sesuai dengan harapan. Standar  adalah untuk membandingkan hasil terhadap harapan. Perencanaan, standar dan tujuan mempunyai hubungan yag erat walaupun terdapat perbedaan diantara ketiganya. Tidak dapat dipisahkan, tetapi terdapat perbedaan.

B.  Teori Perecanaan

Dalam perencanaan kita mengenal beberapa teori. Berdasarkan teori-teori ini maka dalam kegiatan perencanaan dapat dikembangkan kegiatan yang lebih terpadu dan terarah sehingga akan lebih mantap adapun teori tersebut sebagaimana diuraikan oleh Parmono Atmadi .  yang beliau sebut subteori perencanaan sebagai berikut

1.    Teori Menentukan Kebutuhan

Kebutuhan selalu perluh dirumuskan sedemikian rupa, sehingga perencanaan dapat dilakukan dengan baik.

2.    Teori Memilih

Teori memilih, artinya menentukan pilihan dari berbagai alternative yang ada. Dalam hal ini teori terperinci atas pilihan altenatif, menentukan variable, menentukan nilai kuantitatif dari variable, menentukan nilai probabilitas dari variable dan menentukan perencanaan.

3.    Teori Penggumpulan dan Pengolahaan Data

Teori ini diperlukan karena pengumpulan dan pengolahan data akan sangat menentukan kebehasilan penyusunan rencana.  Apakah data primer maupun data skunder sangat perlu di dalam pengolahaan guna menyusun suatu rencana. Instrument, cara-cara dan perlengkapan memegang pranan pula di dalam pengumpulan dan pengolahan data ini.

4.    Teori Testing

Teori testing dilakukan pada semua tahap dan tingkat perencanaan. Pengaruh dari testing ini bagi suatu  perencanaan meluputi tahapan:

a.    Perumusan kebutuhan.

b.   Pengetesan komponen dan rencana tentatif  (rencana yang belum mantap).

c.   Pengetesan komponen dari rencana yang telah mantap (final).

5.    Teori organisasi penyusunan rencana.

Terdapat empat bagian utama yaitu: peran unit tingkat atas, peran bagian-bagian  utama dalam lembaga peran Team atau komisi atau panitia, dan pran ahli atau spesialis yang berperan serta atau berpatisipasi dalam perencanaan.

6.    Peran teori komunikasi pada perencanaan.

Komunikasi memegang peranan dalam perencanaan fungsi komunikasi tersangkut dan merembes dalam proses perencanaan. Diperlukan media komunikasi dalam organisasi.

7.    Peran teori persuasi dalam perencanaan.

Pranan persuasi atau bujukan merupakan upaya pemantapan perencanaan. Pimpinan dan perencana perlu melakukan langkah-langka nyata melakukan hal ini. Tiap langkah atau tahapan perencanaan sangat ditentukan oleh usaha-usaha persuasi atau bujukan ini.

Ø  Contoh  :Perencanaan Perpustakaan

          Perpustakaan sebagai lembaga yang selalu berkembang (library is the growing organism) memerlukan perencanaan dalam pengolahan, meliputi bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung/ruangan, sistem dan perlengkapan.

          Sumber daya manusia merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan organisasi/lembaga. Maju mundurnnya perpustakaan tergantung pada kwalitas sumber daya manusianya. Kebutuhan sumber daya manusian untuk perpustakaan perlu direncanakan dengan mempertimbangkan : jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas tenaga, spesifikasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana, tinggkat pendidikan pemakai.

          Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi. Perencanaan perlu diperkirakan terutama sistem yang akan diberlakukan disuatu perpustakaan, misalnya , sistem pengadaan koleksi, sistem inventaris, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi, sistem sirkulasi dan softwere yang akan dipakai. Perlu pula direncanakan buku-buku pedoman yang akan digunakan : misalnya, pedoman katalogisasi, transliterasi, klasifikasi, dll.

          Tidak kalah pentinggnya perencanaan pangilan dana yang menjadi nafas suatu perpustakaan. Dana dapat diperoleh melalui keanggotaan, denda jasa foto copy, jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerja sama dengan penerbit, anggaran rutin dan anggaran proyek/sponsor.

          Seluruh kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki perlengkapan yang baik dan memadai. Sarana-prasarana seperti gedung/ruangan, mebeler, media komunikasi, dan peralatan kantor perlu direncanakan sedini mungkin. Mengingat begitu pentinggnya perencanaan bagi suatu perpustakaan dlam penyusunannya diperlukan pengetauan dan pengalaman luas ( sulistyo basuki, 1993:192 )

          Pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan karena hal-hal berikut :

1.  Perencanaan merupakan dasar pelaksanaan aktivitas

          Pimpinan perpustakaan tidak akan mampu melaksanakan fungsi manajeman dan kepemimpinan dengan baik tanpa perencanaan yang sudah ditetapkan. Perencanaan yang memadai akan memberikan petunjuk kepada pemimpin perpustakaan mengenai sistem organisasi, prosedur dan kebijakan yang ditempuh, kualifikasi tenaga yang diperlukan, dan kearah mana tenaga harus menggerakan untuk melakukan pekerjaan dan tugas-tugas kepustakawanan.

2.   perencanaan merupakan alat pengawasan

          Pengawasan sebenarnnya merupakan upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan adannya perencanaan aka diketahui adanya penyimpangan langkah yang kemudian dapat dilakukan pengukuran signifikasi penyimpangan itu. Oleh kerena itu pengawasan harus didasarkan pada perencanaan. Perencanaan yang baik, jelas, lengkap, terpadu, akan mampu meningkatkan efektivitas pengawasan.

3.   perencanaan yang profesional akan membawa efektivitas dan efisiensi

          Dengan adanya perencanaan, seorang pemimpin perpustakaan berusaha untuk mencapai tujuan dengan biaya yang paling kecil dan menghasilkan produk ( barang/jasa ) yang lebih besar. Oleh karena itu dalam penyusunan rencana perlu diantisipasi adanya akibat-akibat yang tidak dikehendaki dan sedapat mungkin dihindari atau setidaknya di kurangi. (Parmono Atmadi, opcit,)