Perencanaan dalam Perpustakaan

A. Pengertian Perencanaan

Perencaan merupakan suatu proses yang continue yang meliputi rencana dan pelaksaan, yang continue tersebut perluh terdapat unsur-unsur.

a.    Mempunyai cirri-ciri yang berorietasi kepada pelaksaan pada  masa yang mendatang

b.   Proses yang continuitas dan fleksibelitas

c.   Mengusahakan perencaan dapat seoprasional mungkin dalam mencapai tujuan

d.   Adanya system pengecualian penglaksanaan rencana yaitu keserasian antara pelaksanaan dengan perencanaan.

e.    Adanya system pelaporan dan evaluasi dalam peruses perencanaan.

Pengertian perencanaan berhubgan erat dengan manajemen. Suatu rencana pada dasarnya merupakan suatu kegiataan yang ditentukan sebelum melakukan berbagai kegiatan guna mencapai suatu tujuan. Perencanaan juga dapat dikatakan tindakan yang menyeluruh yang berusaha mengoptimalkan dana, sarana dan lain-lain dari suatu system. Bettleheim mengatakan. Endang Soenarya; (Perencanaan Kebutuhan Perlengkapan Pendidikan  Tinggi, Jakarta: Biro Perlengkapan Depdikbud 1985)

Perencanaan adalah penting, karena perencaan akan emberi epek baik pada pelaksaan maupun pengawasan. Suatu perencaan merupakan langkah pertama dalam usaha mencapai suatu kegiatan.para ahli memberikan definisi perencanaan satu sama lain berbeda namun mereka dapat menyetujui bahwa perencaan pada hakekatnya ialah usaha yang dilakukan secara sadar dan terus-menerus serta di organisasikan untuk memili yang terbaik dari berbagai alternative yang ada bagi pencapaian jutuan tertentu.

Planning ( Perencanaan ) adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari pada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa akan dating dalam rangka pencaian tujuan yang telah ditentukan. (Siagian. S. P; Filsafat Administrasi. Jakarta; Penerbit Gunung Agug, 1977 )

Perencaan diartikan sebagai usaha sadar untuk memikirkan alternatif –alternatif yang mungkin dapat dicapai pada masa depan, menguji alternative tersebut dan memili alternative yang dikehendaki agar dapat ditentukan pula bagaimana cara mencapainya. Perencanaan suatu proses yang menetapkan lebih dahulu kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan, prosedur dan metode pelaksanaan untuk mencapai tujuan organisasi atau bagian dari organisasi selama priode waktu tertentu. Dengan melihat pengertian-pengertian tersebut diatas, maka secara umum dapat diambil pengertian perencanaan sebagai berikut: Perencanaan adalah suatu kegiatan dalam organisasi dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan. Depdikbud. Perencanaan Pendidikan. 1981

Perencanaan merupakan fungsi pertama dari manajemen, karena merupakan dasar dan titik tolak dari pada kegiatan-kegiatan selanjutnya. George R. Terry  misalnya menbagi empat jenis fungsi manajemen yaitu:

a.    Perencanaan

b.   Pengorganisasian

c.   Pengarahan

d.   Penggawasan

Hamper dari setiap para ahli (pakar) menempatkan perencanaan sebagai yang pertama dan utama sesuai dengan argumentasinya.

B.  Ciri-Ciri Perencanaan

Dengan memperhatikan pengertian perencaan sebagaimana disebutkan terdahulu, maka cirri-ciri perencanaan adalah sebagai berikut:

1.    Melihat jauh kedepan, dalam arti bersangkutan dengan masa depan, termasuk jangka waktunya .

2.    Adanya tujuan, yang ditetapkan sebelumnya ( tujuan tertentu ), berupa program kegiatan dan cara-cara pencapaiannya.

3.    Penentuan cara-cara pencapaian dengan penetapan:

a.    Kebijaksaanaan

b.   Strategi

c.   Peraturan

d.   Standar

e.    Organisasi

f.    Prosedur  dan lain-lain.

4.    Adanya perhitungan:

a.    Pengunaan sumber-sumber dana

b.   Pengunaan sumber-sumber daya .

c.   Pengunaan waktu sesuai waktu ketepatan.

d.   Usaha-usaha untuk mengatasi  masalah-masalah yang dihadapi.

C. Rencana yang Baik

Suatu rencana dapat dikatan baik, apabila memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana di kemukakan Sueparto. M. sebagai berikut

1.    Jelas dan dapat dimengerti serta dapat menjawab pertanyaan:

a.    What

b.   Which

c.   Why

d.   When

e.    Where

f.    Who

2.    Pragmatis, yaitu disertai perhitungan-perhitungan kongkrit berdasarkan asumsi yang logis.

3.    Oprasional, ialah dapat dilaksanakan dengan kemapuan yang ada.

4.    Ambisius, tetapi tetap realistis

5.    Berlansungnya melalui pentahapan waktu secara konsisten.

6.    Fleksibel dalam arti sewaktu-waktu dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berubah dari asumsi semula, sedapat-dapatnya tanpa mengurangi sasaran dan tujuan yang tela di tetapkan.

7.    Ada skala prioritas, rencana yang baik sesuai dengan kemampuan bukan berdasarkan kemauwan.

D. Manfaat Perencanaan

Dalam pada itu, Soeparto. M , menjelasan lebih lanjut bahwa rencana merupakan:

1.    Alat efesiensi dan alat untuk mengurangi biaya.

Efisiensi: adalah untuk memperhitungkan pengeluaran sesuai dengan biaya yang di butuhkan  dan pemasukan dana sesuai dengan apa yang di butuhkan oleh perputakaan itu sendiri.

2.    Alat pengarahan kegiatan kepada pencapaian tujuan.

Pengarahan: dengan adanya pengarahaan sehingga lebih terarahkan untuk menjalankan tugasnya masing-masing.

3.    Pembentuk masa dating dengan mengusahakan supaya ketidak pastian dapat dibatasi seminimal mungkin.

Pengendali: dengan adanya pengendalian sehingga hambatan atau suatu masalah dapat teratasi dengan baik.

4.    Alat-alat untuk memili alternative cara terbaik atau kombinasi alternative cara yang terbaik.

Alternatif: yaitu mencari jalan lain yang terbaik untuk menyelesaikan suatu masalah dengan jalan yang tepat dan cepat.

5.    Alat penentuan skala prioritas dari pentingnya suatu tujuan, sasaran maupun kegiatan.

Skala Prioritas: pemikiran mana yang lebih penting untuk lebih didahulukan dan diutamakan agar tercapainya suatu tujuan dengan baik.

6.    Alat pengukur atau sntandar untuk pengawasan  dan penilian.

Standar: dengan adanya perencanaan maka akan adanya standar dari suatu organisasi dalam manfaatnya

E.  Tujuan Perencanaan

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan.

1.    Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

2.    Untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

3.    Untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

4.    Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Pengevaluasian ketika tidak sesuai dengan rencana:

·         kita harus mencari terlibih dahulu letak kesalahan dari perencanaan yang tidak berhasil tesebut. Kemudian seorang menejemen melakukan pendekatan terhadap perencanaan tersebut.

·         Suatu perencanaan tidak dapat berjalan dengan baik maka kita harus mencari dimana letak kesalahan ketika perencanaan kita gagal atau tidak sesuai dengan rencana yang kita ingginkan Misalnya: disebabkan terbatasnya oleh Dana,  kita telah mengetahui dimana letak atau kegagal perencanaan itu kemudian kita harus melakukan perencanaan ulang  agar dapat berjalan dengan sesuai perencanaan kita dan dapat berjalan dengan baik.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan. (Soeparto M, Ceramah Sespa Angkatan XIII, 1982)

F.  Fungsi Perencanaan

Perencanaan yang merupakan titik awal kegiatan akan menentukan sasaran yang akan dicapai,  tindakan yang akan dilakukan, bentuk organisasi yang tepat , dan orang-orang yang bertanggung  jawab atas suatu kegiatan. Perencanaan yang matang berfungsi untuk:

1.    Membantu tercapainya tujuan

Perencanaan perpustakaan  harus dapat membantu secara  positif ke arah  tercapai  tujuan jangka pendek, jangka menengah, maupun jangka panjang.

a.    Perencanaan jangka pendek ( Short Term Planning ).

Jangka waktunya kurang maksimal satu tahun. Perencanaan jangka pendek tahunan (annual Plan) disebutkan juga perencanaan oprasional tahunaan. (annual operational planning) contoh: proyek-proyek.

b.   Perencanaan jangka menengah (Medium  Term Planning)

Perencanaan ini meliputi jangka waktu antara tiga sampai dengan delapan tahun. di Indonesia umumnya lima tahun. Perencanaan jangka menengah ini merupakan penjabaran atau uraian perencanaan jangka panjang walaupun perencanaan  jangka menengah ini masi bersifat  umum, tetapi sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyeksikan secara kuantitatif. Contoh: Propeda

c.   Perencanaan jangka panjang ( Long Term Planning )

Perencanaan ini meliputi jangka waktu sepuluh tahun keatas. Dalam perencanaan ini belum ditampilkan sasaran-sasaran yang bersifat kuantitatif , tetapi lebih kepada proyeksi atau perspektif atas keadaan ideal yang diingginkan  dan pencapaian keadaan yang bersifat fundamental. Contoh Propenas

2.    Tercapainya efektifitas dan efisiensi

Efektifitas menunjukan kemapuan seseorang dalam merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan.

G. Proses Perencanaan

Apapun proses perencanaan itu menurut S. P. Siagian dapat dilihat dari tiga mantra (Dimensi) :

1.    Mengetahui sifat-sifat dan cirri-ciri suatu rencana yang baik.

2.    Memandang proses perencanaan sebagai rangkaian perencaan yang harus di jawab dengan memuaskan.

3.    Memandang proses perencanaan sebagai suatu maslah yang harus dipecahkan secara ilmia.

H. Faktor Perencanaan

Dengan merangkaikan hubungan antara suatu rencana yang baik dengan proses perencanaan itu sendiri, maka untuk menyusun suatu rencana yang baik diperlukan beberapa faktor sebagai berikut :

1.    Suatu rencana hendaknya disusun oleh tenaga yang benar-benar mengetahui teknik perencanaan.

2.    Renaca harus dibuat oleh orang yang mendalami tujuan organisasi.

3.    Rencana harus didukung oleh data atau informasi, ide-ide yang relevan.

4.    Rencana hendaknya disusun oleh orang yang mengetahui sifat yang hakiki dari pada permasalahan serta mampu melihat kedepan ( forcast )

Suatu rencana yang telah disusun, tentu diharapkan akan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kepentingan organisasi. Pada dasarnya perencanaan itu lebih mudah di pahami  dari pada digunakan dan dilaksanakan. Beberapa hambatan pengunaan dan pelaksanaan perencanaan mengalami kesukaran datangnya baik dari dalam maupun dari organisasi itu sendiri. Hambatan dari dalam misalnya belum tersedia ahli perencanaan yang propesional, belum jelas tujuan dan cara-cara pecapaian tujuan. Hambatan dari luar misalnya disebabkan terbatasnya dana yang diperlukan, adanya ketentuan-kentuan yang harus dikaitkan dan memerlukan pemikiran, dan pengarah waktu,situasi, kondisi lingkungan. Masalah yang demikian kadang-kadang membuat seorang perencana menjadi kecewa, dan sebenarnya ini tidak perlu terjadi. (Hs. Lasa, Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media, 2005.)